その他

2020.02.07

RFPとは?提案依頼書を書くときに押さえておきたい基本ルール

システム導入の検討段階で複数の企業から提案をもらうとき、口頭だけで概要や要望を伝えていませんか?

複数の候補を横並びで検討したり、トラブルを未然に防いだりするには、目に見える「RFP(Request For Proposal)」というかたちで自社の考えをしっかりと伝える方法が最適です。RFPを作成することで発注先とプロジェクトを正確に共有し、提案から選定まで円滑に進めることができます。

今回は、RFPの目的やメリットのほか、作成のポイントや注意点についてご紹介しましょう。

作成に手間はかかるもののメリットは大きい!「RFP」とは?

RFP(Request For Proposal)とは、システム導入や業務委託を検討する際、発注先の候補となる企業に渡す提案依頼書のことを指します。ベストな提案をしてもらうための前段階として、自社のIT担当者や情報システム担当者から企業のSIerやシステムベンダーに対して要望を伝える文書として作られるものです。

RFPには、現状の課題点、システム導入の目的、目標、スケジュール、予算規模など、プロジェクトの全体像を詳細に明記した上で提案してもらいたい要件を記載します。手間がかかるRFPを用意せず、ミーティングなどを通じて口頭で伝える企業も少なくありませんが、RFPにはさまざまなメリットがあります。

RFPを用意するメリット

提案のレベルが上がり、スピーディーに

RFPを活用して漏れなく要件を伝えることで、発注先の候補となる企業との意思疎通がスムーズに。要望に沿った提案を期待できるだけでなく、無駄な時間や手間が省けて選定がスピーディーになります。

発注先とのトラブル発生を未然に防げる

口頭での依頼の場合、重要なポイントをきちんと伝えたつもりでも、システムが納品されてみると期待していた仕上がりとはまったく違っていたというケースがよくあります。また、はっきりしない口約束やあいまいな発注の仕方によって企業間の訴訟問題にまで発展してしまうケースも。RFPを作成して依頼することで、こうしたトラブルを未然に防ぐことができます。

システム導入の目的が明確になる

システム導入の目的、要件、ゴールなどを明確に設定しておくことで、想定した通りのシステム導入を予算内で達成することができます。

各社の提案を検討しやすくなる

口頭では情報の伝達にばらつきが出てしまう可能性がありますが、RFPをもとに提案してもらうことで条件が一定に揃えられ、複数の企業を横並びで検討することができます。

口頭の場合、ミーティングごとに伝える内容にばらつきや漏れが発生したり、優先順位やポイントを明確に伝えられなかったりする可能性があります。また、受け手側の企業も、担当者の説明をメモしながら耳を傾けなければならないため、確認漏れをしたり質問しそびれたりすることもあるでしょう。RFPで明確に提案依頼を伝えることで、このような齟齬を防ぎながらプロジェクトの質を向上させることができるのです。

RFPに記載すべき3つの項目と、より良く書くための注意点

それでは、提案依頼を明瞭に伝えるためにはRFPにどのような内容を盛り込めば良いのでしょうか。まず、RFPには大きく分けて3つの項目を記載する必要があります。

1.提案依頼の概要

発注先となる企業がプロジェクトの全体像を掴むための項目です。

・本書の目的
・プロジェクトの目的
・開発の背景
・現行のPCやサーバといった機器情報
・現行の社内システムの情報
・現在抱えている課題
・目標や成果
・スケジュール
・予算規模
・システム導入の範囲について
・会社の基本情報、組織図、システム利用者情報など

2.提案依頼内容

提案書にどのような要素を盛り込んでほしいのかを具体的に明記します。

・発注先となる企業の組織情報
・提案システム概要
・システム開発の手法
・システム構成
・スケジュール
・プロジェクトの進め方
・納品物一覧
・導入事例
・契約内容
・制約事項
・概算費用
・運用、保守要件
・教育、研修要件

3.選定について

どのように選定を進めていくのかを記載します。

・選定スケジュール
・提案書の提出先
・評価の方針

そして、RFP作成時は以下のポイントに注意することで、より伝わりやすい内容に仕上げることができます。

・開発プロジェクト名を設定して共有する
・曖昧な指示を極力省く
・5W1Hを意識して明瞭に記載する
・自社と発注先企業の役割分担を明確にする
・判断に迷っている事項も記載する
・参考になりそうな資料も添付する

RFPはあくまで良い提案をしてもらうための提案依頼書であり、発注先の選定を終えれば役割を終える書類です。しかし、発注先企業の立場に立って具体的な内容を盛り込んだRFPを作成しておけば、信頼して任せられる企業を選定することができます。

RFP作成は、システム導入を成功させるための第一歩!

プロジェクトをスムーズに進め、品質を高めるためにはRFPが欠かせません。自社が抱える課題点、懸案事項、目標なども詳細に伝えることで、発注先企業もイメージを膨らませやすく、より良い提案が期待できるでしょう。システム導入を成功させるための第一歩として、ぜひRFPを作成してみてはいかがでしょうか。

勇一天谷

天谷 勇一

デジメーション株式会社 代表取締役

マーケティングオートメーションを活用したCRM戦略や、データを活用したサイト構築・デザイン制作、WEB広告メニューのプランニング、などデータに基づいたプロモーション戦略を中心に、現場担当者だったからこそ分かるセールス部隊とマーケティング部隊の間に生じる課題の抽出・解決やツール(施策)の定着化運用などが強み。

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