MA

2020.02.14

今、プロセス管理はなぜ必要か?メリットに迫る!

従来マネジメントシステムとして重視されてきたPDCAに対し、最近ではプロセス管理の重要性が声高に語られています。

しかし、そもそもプロセス管理とは、どういうものなのでしょうか?今回は、プロセス管理の概要とメリット、注意点を解説します。

PDCAでは限界?時代が求める「プロセス管理」とは?

プロセス管理とは、文字通り「業務の過程を管理する」という考え方で、プロセスマネジメントとも呼ばれています。「仕事の流れや工程を管理する」と聞くと当たり前のことのように思えますが、その重要性について、プロセス管理が求められ始めた背景から紐解いていきましょう。

最近まで、ビジネスシーンで特に重視されていたのはPDCAでした。計画(Plan)、実行(Do)、結果の確認(Check)、改善(Action)というサイクルで課題点を解決しつつ、次回以降へのより良い結果へつなげていく手法です。しかし、時代のスピード感が早くなるにつれ、結果を待たず次のアクションに取りかかる必要性が高まってきました。また、企業が売り上げや利益といった目に見える成果のみを重視する一方、現場には目標や役割を認識できていなかったり、仕事の取り組み方がわからないといった悩みを持っていたりする人が少なくありません。

そうした要因から重視されるようになったのがプロセス管理です。結果に至るまでの業務をステップ化したうえで、さらに各ステップをプロセスとして定義し、プロセスごとのアウトプットと目標値を定めて管理するといった方法です。結果が出てから業務全体を見渡しても問題点や改善点に気づきにくいケースがありますが、プロセスを細分化すれば問題を素早く発見し、即効性のある解決策を練ることができます。

プロセス管理は、一般的に「計画(PLAN)」「行動(DO)」「観察(SEE)」の3ステップで進められます。複雑に絡み合うプロジェクトや業務の過程を細かく分解して可視化し、各ステップで最適なアプローチを試みつつ都度問題点を改善していくのがプロセス管理の基本的な考え方。例を挙げてみると、例えば「カレーライスを作る」という大きな目標に対して、工程としては「食材の調達」「野菜を切る」「米を炊く」「煮込む」などが挙げられます。さらに「食材の調達」には「購入資金の用意」「食材の選定」、「野菜を切る」という工程には「切り方」「順番」など、プロセスはさらに細分化されます。そこで手順を確認したり、より良い方法を模索したりすることでカレーライスの味、コストや時間といったパフォーマンスが向上していきます。たとえ企業の大規模なプロジェクトでも、ひとつの業務を細かく分けていけばハードルが下がり、各担当者や部門同士の連帯も強まっていくことが期待できます。

プロセス管理を実施するメリットと5つの注意点

プロセス管理のメリットは、目まぐるしく変化していくビジネスシーンに迅速に対応しつつ、ひとつひとつの業務を改善できること。また、プロセスの可視化によって無駄が出ていたり非効率だったりする業務が浮き彫りになるため、企業やプロジェクトが抱える本質的な課題の発見につながります。そんなプロセス管理ですが、実施する際は注意したいポイントもいくつかあります。

プロセス管理実施で注意したい5つのポイント

1.プロセス管理の責任者を設定する

組織の業務が担当者や部署間を横断して密接に絡み合っている以上、闇雲に改善するということはできません。プロセス管理には、全体を見渡して管理する責任者が必要となるでしょう。

2.関係者全員が参加する

複数のプロセスを改善するケースでは、実際の業務に取り組む現場の声を欠かすことはできません。そうした声を汲み取りつつ、改善方法の良し悪しを適切に判断した上で取りかかりましょう。

3.改善には同時に着手する

例えば、改善すべきAというプロセスを見つけても根本的にはBが原因となっているかもしれません。複数の関連プロセスを改善する場合、その中からひとつを取り上げるのではなく、すべて同時に着手するのが鉄則です。

4.適切なプロセス管理を心がける

プロセス管理はそれそのものが目的ではなく、あくまでゴールを達成するための手段です。プロセスの可視化や報告などプロセス管理に手間をかけすぎると、かえって業務の効率を下げてしまいかねません。プロセスを吟味したり、報告を最小限にしたりと、本来の取り組みにフォーカスできる環境を整えましょう。

5.長期的な目線で改善を繰り返す

プロセスを改善していくには、さまざまな方法を試したり、失敗したりと、ある程度の時間が必要です。長期目線で改善を重ね、業務の精度を徐々に向上させていくという姿勢で取り組みましょう。

プロセス管理の実施は、長期的な目線で!

最終的な成果や結果だけにとらわれるのではなく、そこに至る経過を見極め、問題点をあぶり出し、改善を目指していくのがプロセス管理の考え方です。適切に進めれば、課題が解消されてより良い成果を期待することができます。プロセス管理を実施する際は適切な方法とタイミングを意識しつつ、長期的な目線で取り組んでいきましょう。

勇一天谷

天谷 勇一

デジメーション株式会社 代表取締役

マーケティングオートメーションを活用したCRM戦略や、データを活用したサイト構築・デザイン制作、WEB広告メニューのプランニング、などデータに基づいたプロモーション戦略を中心に、現場担当者だったからこそ分かるセールス部隊とマーケティング部隊の間に生じる課題の抽出・解決やツール(施策)の定着化運用などが強み。

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